Süreç otomasyonu

Neleri kapsıyor

• Otomatikleştirilecek süreci adım adım çıkarmak ve zamanın nerede kaybedildiğini belirlemek
• Belgelerden ve e-postalardan bilgi çıkarmak, sınıflandırmak ve doğru sisteme aktarmak
• Sistemler arasında elle taşınan verileri otomatik akışlara dönüştürmek
• Kararın insanda kalması gereken adımlarda onay ve kontrol noktaları kurmak
• Otomasyonun doğru çalıştığını izlemek ve hataları görünür kılmak

Ne zaman doğru başlangıç noktası

• Ekibiniz verileri bir sistemden diğerine elle kopyalıyorsa
• Fatura, form veya sözleşme gibi belgeler elle okunup işleniyorsa
• Bir süreç büyüdükçe hatalar ve gecikmeler artıyorsa

Nasıl çalışıyoruz

1. 1

   Süreci haritalama

   Otomatikleştirilecek süreci, işi bugün yapan kişilerle birlikte adım adım çıkarıyoruz. Hangi bilginin nereden geldiğini, nerede elle kopyalandığını, nerede beklediğini ve hataların en çok hangi adımda ortaya çıktığını görünür hale getiriyoruz.

2. 2

   Doğru aracı seçme

   Her adım için işe yarayan en basit çözümü arıyoruz. Kuralları belli ve tekrarlayan adımlarda klasik bir otomasyon çoğu zaman yeterlidir; belge okuma ya da serbest metni sınıflandırma gibi adımlarda ise yapay zeka devreye girer. Kararın insanda kalması gereken noktaları da bu aşamada belirliyoruz.

3. 3

   Prototip ve kademeli devreye alma

   Akışı önce küçük bir prototiple gerçek belgeler ve veriler üzerinde deniyoruz. Sonuçlar ekibinizin kontrolünden geçtikçe otomasyonun kapsamını adım adım genişletiyor, mevcut işleyişi mümkün olduğunca aksatmadan devreye alıyoruz.

4. 4

   Belgeleme ve devir

   Akışın nasıl çalıştığını, hangi durumlarda durup onay beklediğini ve bir hata olduğunda ne yapılacağını belgeliyoruz. Bu belgeleri ekibinizle birlikte gözden geçiriyor, otomasyonu günlük işin doğal bir parçası olarak kullanabilmeleri ve gerektiğinde müdahale edebilmeleri için gereken bilgiyi paylaşıyoruz.

5. 5

   İzleme ve iyileştirme

   Otomasyonun doğru çalışıp çalışmadığını izliyor, bir adım başarısız olduğunda bunun fark edilmesini ve kimin müdahale edeceğinin belli olmasını sağlıyoruz. Süreç değiştikçe akışı sizinle birlikte güncelliyoruz.

Uygulamada nasıl görünebilir

Örnek senaryo: Tedarikçilerinden e-postayla fatura alan bir işletme düşünün. Bir ekip arkadaşı her faturayı açıyor; tutarı, tarihi ve tedarikçi bilgisini okuyup muhasebe sistemine elle giriyor. İş hacmi arttıkça girişler gecikiyor ve küçük hatalar gözden kaçabiliyor. Otomatikleştirilmiş bir akışta gelen faturalar tanınır, gerekli alanlar belgeden çıkarılır ve muhasebe sistemine aktarılmadan önce ekibin onayına sunulur; okunamayan ya da tutarsız görünen belgeler ise ayrıca işaretlenir. Ekip arkadaşı da zamanını faturaları elle girmek yerine onay bekleyen kayıtları kontrol etmeye ve istisnaları çözmeye ayırabilir. Bu varsayımsal bir örnektir, belirli bir müşterinin deneyimini anlatmaz.

Sık sorulan sorular